Oversikt
Når en godkjenning settes på pause, pauses det gjeldende godkjenningstrinnet for fakturaen. Godkjennere kan undersøke en problemstilling uten å avvise fakturaen, og alle involverte kan se at godkjenningen bevisst er satt på pause, og hvorfor.
Slik setter du et godkjenningstrinn på pause
Åpne fakturaen og gå til sidepanelet Godkjenning (Approval).
Kun godkjennere som venter på å godkjenne i det gjeldende trinnet, regnskapsførere og administratorer kan sette godkjenningen på pause eller gjenoppta den.
Velg Pause i det gjeldende godkjenningstrinnet.
Skriv inn en begrunnelse og bekreft.
Trinnet viser Pause med et pauseikon, navnet ditt, tidspunktet og begrunnelsen. Alle godkjennere som er tildelt trinnet, forblir tildelt.
Hva skjer mens et trinn er på pause?
Hele trinnet pauses for alle godkjennerne på trinnet, ikke bare personen som satte det på pause.
Fakturaen utelates fra den daglige påminnelsesoversikten for dem som fortsatt venter på å godkjenne på trinnet, og stedfortrederne deres. Dette gjelder også personer som får tildelt godkjenningen mens trinnet er på pause. Andre ventende godkjenninger vises som normalt.
Eskaleringer sendes ikke, dersom denne funksjonen er aktivert.
Personen som startet godkjenningen, dersom den ble startet av en person, og godkjennere som ennå ikke har behandlet fakturaen, mottar en e-post med informasjon om hvem som satte trinnet på pause, og hvorfor. Personen som satte det på pause, mottar ikke denne e-posten. Hvis en godkjenner er fraværende, mottar stedfortrederen e-posten i stedet.
Fakturaen kan fortsatt redigeres og fungerer ellers som andre fakturaer som er til godkjenning.
Handlingene godkjenn, avvis, avbryt og tildel på nytt er fortsatt tilgjengelige.
Det er ingen tidsbegrensning. Trinnet forblir på pause til godkjenningen gjenopptas eller pausestatusen avsluttes automatisk.
Slik ser du at en faktura er på pause
Fanen Godkjenning: Trinnets overskrift viser Pause med et pauseikon, samt hvem som satte det på pause, tidspunktet og begrunnelsen.
Faktura- og godkjenningsoversiktene: Et pauseikon «Ⅱ» vises ved siden av ikonet for fakturaens godkjenningsstatus.
Slik gjenopptar du godkjenningen
Åpne sidepanelet Godkjenning på fakturaen.
Velg Gjenoppta på trinnet som er på pause. Du trenger ikke å oppgi noen begrunnelse.
Godkjenningen fortsetter på samme trinn med de samme godkjennerne. Fakturaen inkluderes igjen i neste daglige påminnelsesoversikt. En eventuell konfigurert frist for eskalering regnes fra tidspunktet godkjenningen gjenopptas.
Når avsluttes pausestatusen automatisk?
Pausestatusen avsluttes hvis trinnet godkjennes eller avvises, godkjenningen avbrytes eller tilbakestilles, eller en endring på fakturaen utløser en annen godkjenningsflyt.
Pausestatusen avsluttes ikke dersom godkjenningen tildeles en annen person.
Historikk og sporbarhet
Sidepanelet Godkjenning viser hver gang trinnet settes på pause, gjenopptas eller får pausestatusen avsluttet automatisk.
Disse hendelsene vises i historikken for godkjenningsflyten.
Anbefalt praksis
Skriv konkrete begrunnelser, for eksempel «Venter på at leverandøren korrigerer innkjøpsordren», slik at andre vet hva som må avklares.
Gjenoppta godkjenningen så snart spørsmålet er avklart. Pausestatusen utløper ikke automatisk.
Bruk «Sett faktura på pause» fremfor å avvise når du ønsker å beholde fremdriften i godkjenningen.
Hvem kan gjøre hva
Rolle | Sette på pause | Gjenoppta | Se pausestatus og historikk |
Godkjenner som ennå ikke har godkjent på gjeldende trinn, eller vedkommendes stedfortreder | Ja | Ja | Ja |
Regnskapsmedarbeider | Ja | Ja | Ja |
Administrator | Ja | Ja | Ja |
Bruker med kun lesetilgang som ikke venter på å godkjenne | Nei | Nei | Ja |
Alle som kan sette en godkjenning på pause, kan også gjenoppta den, selv om en annen person satte den på pause.
Ofte stilte spørsmål
Blir godkjenningen avvist eller startet på nytt når den settes på pause?
Nei. Fremdriften beholdes, og trinnet venter fortsatt på godkjenning.
Kan jeg sette godkjenningen på pause før den kommer til mitt trinn?
Nei. Bare det gjeldende trinnet som venter på godkjenning, kan settes på pause.
Kan godkjenningen settes på pause uten en begrunnelse?
Nei. Du må oppgi en begrunnelse.
Trekkes tiden på pause fra i målingene av godkjenningstid?
Nei. Tiden på pause inkluderes i godkjenningstiden.
Hindrer pausestatusen at fakturaen redigeres eller bokføres?
Nei. Det er kun de vanlige innstillingene og reglene som eventuelt hindrer dette.
Er funksjonen tilgjengelig for alle typer godkjenningstrinn?
Funksjonen gjelder det gjeldende godkjenningstrinnet som venter på godkjenning.