Godkjenningsfunksjonene i Vic.ai – drevet av automatiske godkjenningsflyter – gjør godkjenningsprosessen enkel!
Enten formålet er internkontroll eller å involvere kunder, kan dette fleksible og kraftige godkjenningsverktøyet forbedre arbeidsflyten i regnskapet.
Typer godkjenning i Vic.ai
Automatiske godkjenningsflyter
Godkjenningsflytene genereres ut fra flytene og utløserreglene som organisasjonsadministratoren har opprettet i Vic.ai. Du trenger ikke å sette opp godkjenningstrinnene manuelt.
Automatiske godkjenningsflyter – redigering tillatt
Godkjenningsflytene genereres ut fra flytene og utløserreglene som organisasjonsadministratoren har opprettet i Vic.ai. Brukere med regnskapsførerrolle kan endre godkjenningsflyten ved behov før den startes.
Uten automatiske godkjenningsflyter
Godkjenningstrinnene huskes per leverandør, basert på den siste fakturaen som ble bokført eller eksportert.
Definere godkjenningsflyter manuelt eller redigere en automatisk godkjenningsflyt
Åpne sidepanelet Godkjenning (Approval). Her kan du definere en godkjenningsflyt, ett trinn om gangen.
For hvert trinn kan du legge til én eller flere godkjennere. Du kan også bestemme om alle (All) eller minst én (Any) må godkjenne før neste trinn starter.
Personen som starter godkjenningen, kan i tillegg legge inn en valgfri kommentar til godkjennerne. Dette er særlig nyttig hvis en faktura haster.
Du kan deretter starte godkjenningen for enkeltfakturaen nederst i sidepanelet Godkjenning.
Avbrutte eller avviste godkjenninger
Hvis en godkjenningsprosess er avbrutt eller avvist, åpner du sidepanelet Godkjenning og setter opp en ny godkjenningsprosess.
Husk å lese eventuelle kommentarer fra godkjenneren som avviste fakturaen!
Starte godkjenning
Før du kan starte en godkjenning, må det være definert en godkjenningsprosess.
Når denne er definert, kan du starte godkjenningen på to måter:
For én faktura: Klikk på Start godkjenning (Start Approval) i sidepanelet Godkjenning.
For flere fakturaer: Marker ønskede fakturaer med avmerkingsboksene, og velg Start godkjenning (Start Approval) under handlingsknappen Godkjenning (Approval).
Hvis en godkjenningsflyt du har startet, eller tidligere har godkjent et trinn i, blir avvist, mottar du et e-postvarsel med et sammendrag av fakturaen og eventuell begrunnelse for avvisningen.
Se hvilken godkjenningsflyt som er valgt
Du kan se den valgte godkjenningsflyten på tre forskjellige steder. Hvis det oppstår spørsmål om hvorfor en bestemt flyt ble utløst, kan du dermed raskt finne ut hvilken flyt som ble brukt. Dette gjør feilsøkingen enklere.
Søk etter navnet på flyten på administrasjonssiden Godkjenningsflyter (Approval Flows).
Navnet på den valgte flyten vises:
Øverst i sidepanelet Godkjenning, før godkjenningsflyten startes.
I oppføringen som viser at godkjenningen ble startet, i godkjenningshistorikken.
I historikken etter at flyten er beregnet på nytt ved bruk av Oppdater til ny prosess (Updating to New Process).
Avbryte godkjenningen for ferdig godkjente fakturaer
Hvis dette alternativet er aktivert på siden Konfigurasjon (Configuration), kan du avbryte godkjenningen for en faktura som allerede er ferdig godkjent. Dermed kan fakturaen redigeres og sendes gjennom en ny godkjenningsflyt med oppdaterte opplysninger.
Du kan avbryte godkjenningen på to måter:
Åpne den aktuelle fakturaen og klikk på Avbryt godkjenning (Cancel Approval).
Marker én eller flere fakturaer og velg Avbryt godkjenning (Cancel Approval) under knappen Godkjenning (Approval).
Dette sletter godkjenningshistorikken for fakturaen og gjør det mulig å starte en helt ny godkjenningsflyt.