Oversikt
Chat med teamet legger til en samtaletråd direkte på hver faktura i Vic.ai. I stedet for å diskutere en faktura via e-post, Slack eller muntlig, kan teamet nå starte en samtale akkurat der fakturaen ligger. Tagg en kollega, still et spørsmål eller inkluder en leverandør via e-post – hele samtalen blir knyttet til fakturaen og følger den videre.
Chat med teamet er en fane under Chat i fakturapanelet, ved siden av den eksisterende Victoria AI-assistenten. Du bytter mellom «Victoria» (AI-assistenten) og «Team» fra den samme fanen.
Hvis bedriften bare har én av de to funksjonene aktivert, vises denne direkte uten en ekstra underfane.
Roller og tilgang
Rolle | Se samtaletråder | Sende interne meldinger | Sende e-post til leverandører |
Selskapsadmin | Ja | Ja | Ja |
Regnskapsfører | Ja | Ja | Ja |
Fakturagodkjenner / Avviksgodkjenner | Ja | Ja | Ja |
Bruker med kun lesetilgang | Ja | Nei | Nei |
Leverandør / ikke-bruker | Nei | Nei | Nei |
Alle brukere som har tilgang til en faktura, kan lese hele samtalehistorikken uavhengig av denne tillatelsen. Skrivefeltet er ganske enkelt skjult for roller som ikke har tillatelsen. Hvis tillatelsen trekkes tilbake, blir tidligere meldinger aldri fjernet eller skjult.
Bruke fakturachatten
Kontroller først at rollen din har tilgang i henhold til tabellen ovenfor.
Åpne fakturaen.
Velg fanen Chat i fakturapanelet.
Bytt til fanen Team (hvis bedriften har aktivert både Victoria og Team).
Hvis fakturaen allerede har én eller flere samtaletråder, vises de i en liste. Du kan svare i en av dem eller starte en ny.
Skriv meldingen. Det er ett enkelt meldingsfelt – ingen emnelinje og ikke noe eget mottakerfelt.
Slik sender du en melding til en kollega
Skriv @ etterfulgt av navnet til kollegaen i skrivefeltet.
Velg personen fra forslagslisten (som viser profilbilde, navn og e-postadresse).
Klikk på Send. Personen får et varsel i løsningen. Det sendes ingen e-post for meldinger som bare er interne.
Deaktiverte brukere vises nederst i forslagslisten med merket «(deaktivert)» og kan ikke velges. En kollega som ikke har tilgang til fakturaen, kan fortsatt velges, men vises med merket «(ingen tilgang til fakturaen)» som informasjon.
Slik sender du en melding til en leverandør eller ekstern mottaker
Skriv @ etterfulgt av e-postadressen til leverandøren/brukeren i skrivefeltet.
Hvis adressen ikke finnes i bedriftens katalog, vises alternativet «(ekstern)». Velg dette for å legge til adressen som mottaker.
Send meldingen.
Leverandøren mottar en e-post fra «{Bedriftens navn} via Vic.ai». Emnelinjen genereres automatisk (for eksempel «Faktura 12345 fra Avery Supply») – du trenger ikke å fylle inn noe.
Når leverandøren svarer på e-posten, vises svaret automatisk i den samme samtaletråden i Vic.ai. Det er ikke nødvendig å videresende eller gjøre noe annet.
For å svare på en ekstern melding velger du «svar»-ikonet og svarer direkte på e-posten (du trenger ikke å bruke «@»).
Vedlegg
Brukere kan legge ved en fil i hvilken som helst melding, og den vises i fakturachatten.
Legg til vedlegg Vic.ai-brukere velger bindersikonet for å legge ved et dokument i en melding (e-post eller intern chat).
Eksterne brukere kan legge ved filer i e-postsvaret. Vedlagte filer blir tilgjengelige for nedlasting i chatten.
Varsler
Et rødt merke med antall uleste meldinger vises på varselbjellen i navigasjonslinjen.
Når du klikker på et varsel, åpnes den aktuelle fakturaen og samtaletråden direkte, og visningen ruller til meldingen.
Nye meldinger i en åpen samtaletråd vises uten at du trenger å oppdatere siden.
Bruk «Merk alle som lest» for å fjerne alle varselmerker samtidig.
Vise kommunikasjonshistorikken
Alle meldinger på en faktura – interne og fra leverandører, i løsningen og via e-post – vises i kronologisk rekkefølge i samtaletråden, med avsendernavn, tidspunkt og kanalindikator.
Lange e-postsvar fra leverandører med sitert historikk er skjult som standard. Klikk på «Vis sitert tekst» for å vise hele e-posttråden.
Hvis en inaktiv bruker har sendt en melding, beholdes navnet og e-postadressen nøyaktig slik de var da meldingen ble sendt.
Noen begrensninger
Emnelinjen i e-posten til leverandøren genereres automatisk og kan ikke redigeres.
Vedlegg er begrenset til 10 MB per fil og 25 MB per melding. E-poster til leverandører inkluderer vedlegg på opptil 5 MB direkte, mens større vedlegg deles via en nedlastingslenke som er gyldig i sju dager.
Meldingshistorikken i en samtaletråd kan foreløpig ikke eksporteres som en egen fil. Den kan vises i fakturapanelet.
E-poster til leverandører som får en midlertidig leveringsfeil (soft bounce), genererer ikke et varsel før leveringen enten mislykkes endelig eller lykkes.
Ofte stilte spørsmål
Kan en leverandør se meldinger som er ment for det interne teamet mitt?
Nei. En leverandør mottar bare de konkrete meldingene der leverandøren er lagt til som mottaker. Meldinger som bare er interne, sendes aldri ut av Vic.ai.
Kan jeg ha mer enn én samtale på den samme fakturaen?
Ja. Du kan når som helst starte en ny, separat samtaletråd. Dette er nyttig når ulike temaer (for eksempel en pristvist og et konteringsspørsmål) ikke bør blandes sammen.
Hva skjer hvis tillatelsen min til å sende meldinger trekkes tilbake mens jeg skriver?
Hvis du prøver å sende etter at tillatelsen er trukket tilbake, får du beskjed om at du ikke lenger har tillatelse til å sende, og meldingen blir ikke sendt. Meldinger du allerede har sendt, påvirkes ikke.
Kan brukere med lesetilgang delta i en samtale?
De kan lese hele historikken i samtaletråden, men ser ikke skrivefeltet. De kan derfor ikke sende interne meldinger eller meldinger til en leverandør.