Oversikt
VicInbox er en AI-drevet utvidelse for Chrome og Outlook, utviklet spesielt for leverandørreskontro-/AP-team. Løsningen automatiserer sortering og merking av e-poster, og utarbeider forslag til svar, slik at behovet for manuell behandling av innboksen reduseres.
Ved å fremheve viktige meldinger fra leverandører og lage kontekstbaserte svarforslag kan VicInbox frigjøre tid til oppgaver med høyere verdi.
Viktigste fordeler
Kategorisering av e-post i sanntid: Innkommende e-poster kategoriseres automatisk med etiketter som er relevante for AP.
AI-genererte svar: VicInbox lager svarforslag basert på faktura-, godkjennings- og betalingsinformasjon fra Vic.ai.
En ryddigere innboks: Automatisk videresending og arkivering bidrar til bedre organisering.
E-postkategorier og bruksområder
Når en e-post mottas, analyserer AI-en innholdet og tildeler en passende kategori:
Kategori | Typisk innhold | Standardhandling |
Credit | Kreditnotaer | Bekrefter mottak og arkiverer |
Duplicate Invoice | Faktura som allerede er lastet opp | Markeres som duplikat, uten automatisk svar |
Invoice | Én eller flere nye fakturaer | Videresendes automatisk og arkiveres |
Payment Question | Spørsmål om betalingsstatus | Lager forslag til statussvar |
Statement | Kontoutdrag/reskontroliste med flere fakturaer | Leser leverandør og fakturaer og lager en statustabell |
Vendor Data Change | Endring av adresse/bankinformasjon | Svarer med lenke til leverandørportalen |
Other | Markedsføring, spam eller annet | Merkes som «Other», uten videre handling |
Gjennomgang og sending av AI-genererte svar
Velg en kategorisert e-post for å åpne panelet med svarutkast.
Kontroller det AI-genererte utkastet. Det anbefales å gjøre nødvendige endringer, siden assistenten lærer av korrigeringene og kan forbedre fremtidige forslag.
Velg Send eller Slett. Sendte svar arkiveres automatisk.
Innstillinger og tilpasning
Innstillingene åpnes via tannhjulikonet i sidepanelet. Her kan blant annet følgende funksjoner aktiveres eller deaktiveres:
Auto-Label Incoming Emails: Merker innkommende e-poster automatisk. Det anbefales å ha denne aktivert.
Duplicate Invoice Flagging: Oppdager og markerer duplikatfakturaer.
Auto-Forward & Archive Invoices: Videresender faktura-e-poster til Vic.ai-adressen for fakturainntak og arkiverer originalen.
Anbefalt praksis
Legg innboks-assistentens e-postadresse til som godkjent avsender slik at bedriftens spamfilter ikke blokkerer meldingene. Du kan også bruke regler i Gmail eller Outlook til ytterligere ruting basert på kategoriene.
I Gmail kan du søke etter etiketter, og i Outlook etter mapper, for å kontrollere arkiverte samtaler.
Feilsøking
Etikettene vises ikke: Kontroller at automatisk merking er aktivert, at utvidelsen har nødvendige tillatelser, og oppdater nettleseren.
En e-post er feil kategorisert: Velg Re-label i sidepanelet og angi riktig kategori. Dette bidrar også til å forbedre fremtidige prediksjoner.
Ofte stilte spørsmål
Kan onnboks-assistenten sende e-post uten at jeg godkjenner det?
Nei. Alle svarutkast må gjennomgås av et menneske før de sendes.
Hvordan oppdages duplikater?
VicInbox sammenligner fakturadokumentet som ligger ved e-posten med tidligere mottatte fakturadokumenter. Dersom dokumentene er identiske, markeres fakturaen som et duplikat.
Kan jeg opprette egne kategorier?
Ikke i versjon 1.0. Forhåndsdefinerte kategorier brukes for å forbedre AI-nøyaktigheten og gjøre etterfølgende prosesser enklere.
Hvordan brukes kategoriendringer i Microsoft Outlook?
VicInbox registrerer endringer i kategorier og bruker disse til å forbedre fremtidige prediksjoner.
Support og tilbakemeldinger
Problemer og forslag kan sendes inn via Settings → Give Feedback. Propell.ai Support kan også kontaktes via chat.