Oversikt
Håndtering av duplikatvedlegg er en valgfri funksjon som automatisk oppdager og fjerner helt identiske filer fra fakturaer før de legges i behandlingskøen.
Dette bidrar til å redusere unødvendige filer og forbedre nøyaktigheten i behandlingen. Funksjonen gjelder kun vedlegg. Eksisterende funksjonalitet for duplikatkontroll av fakturaer påvirkes ikke – de eksisterende arbeidsflytene for duplikatfakturaer fungerer som før.
Slik aktiverer du funksjonen
Organisasjonsadministratorer og selskapsadministratorer kan aktivere håndtering av duplikatvedlegg via konfigurasjonssiden i Vic.ai.
Gå til Admin i navigasjonsmenyen, velg deretter Leverandørgjeld→ Konfigurasjon.
Finn Fjern duplikatfakturaer på høyre side av konfigurasjonssiden.
Slik fungerer det
Når funksjonen er aktivert, kontrollerer Vic.ai hvert dokument når det mottas for å avgjøre om det samsvarer med den unike signaturen til et eksisterende dokument i Vic.ai. Dette gjelder både åpne og lukkede fakturaer.
Hvis dokumentet identifiseres som et duplikat, vil Vic.ai:
Fjerne filen fra behandlingskøen.
Vise den som et avvik under fanen Vedlegg i Leverandørgjeld-modulen.
Gjennomgang av duplikatvedlegg
Under fanen Vedlegg kan du:
Se dokumenter som er markert som duplikater og derfor ikke har blitt behandlet.
Se ID-en til den eksisterende fakturaen som er knyttet til originaldokumentet som allerede finnes i Vic.ai.
Dette gir teamet full oversikt over hvilke duplikater som er fanget opp, samtidig som det er enkelt å gå tilbake til den opprinnelige fakturaen for nærmere gjennomgang ved behov.