Oversikt
Hvis du noen gang har lurt på om en leverandør, kostnadskonto eller innkjøpsordre faktisk har blitt synkronisert – eller hvorfor informasjonen ser annerledes ut enn i ERP-systemet – er Master Data stedet du kan kontrollere dette.
Siden gir en skrivebeskyttet oversikt (read-only) over alle ERP-entiteter Vic.ai har registrert for selskapet ditt. Du kan blant annet se:
hvilke data som er synkronisert
når dataene sist ble endret
hvor mange poster som finnes
Ingenting kan redigeres fra denne siden. Tenk på Master Data som et diagnosevindu inn i databasen, ikke som et sted hvor du administrerer eller endrer data.
Master Data finner du i Admin → Organisasjon, og siden er bare tilgjengelig for organisasjonsadmin og selskapsadmin.
Toppfeltet
Øverst på siden finner du tre sentrale elementer:
ERP-system
Viser hvilket ERP- eller økonomisystem som er koblet til selskapet, for eksempel NetSuite eller Xledger. Dette forteller deg hvilken integrasjon som er kilden til dataene.
Selskapsvelger
Tilgjengelig for organisasjonsadmin som administrerer flere selskaper. Her kan du bytte selskap, og Master Data-dataene lastes på nytt for det valgte selskapet. Selskapsadmin ser bare sitt eget selskap.
Synkroniseringsstatus
Viser synkroniseringsstatus og antall poster for hver datatype. Dette gir en rask indikasjon på statusen til ERP-synkroniseringen.
Synkroniseringsstatus
Hver indikator viser to ting:
Om integrasjonen er konfigurert til å synkronisere denne typen data.
Hvor mange poster som finnes i løsningen for selskapet.
Det finnes tre statuser:
Status | Betydning |
— | Integrasjonen er ikke konfigurert til å synkronisere denne datatypen. Eventuelle data kan ha kommet fra import, en tidligere integrasjon eller API. |
not yet synced | Integrasjonen skal synkronisere datatypen, men Vic.ai har ennå ikke mottatt et synkroniseringstidspunkt. |
synced XX ago | Datatypen har blitt synkronisert. Tidspunktet viser når den sist endrede posten ble skrevet til Vic.ai. |
Det siste punktet er viktig: «Synkronisert 10 months ago» betyr ikke nødvendigvis at integrasjonen ikke har kjørt på ti måneder. Det kan ganske enkelt bety at ingen poster av denne typen har blitt endret på ti måneder.
Tre typer endringer påvirker tidspunktet for siste synkronisering: opprettelser, endringer og slettinger.
Hva betyr antallet?
Tallet ved siden av hver datatype viser hvor mange poster av denne typen som finnes i Vic.ai-databasen.
Det betyr ikke nødvendigvis at alle postene kom fra ERP-integrasjonen. Noen kan ha kommet via import, API eller andre kilder.
Antallet beregnes også litt forskjellig for de ulike datatypene:
Datatype | Hva som telles |
Leverandører | Kun aktive og ferdig onboardede leverandører |
Kostnadskontoer | Alle kostnadskontoer |
Dimensjoner | Alle dimensjoner |
Momskoder | Alle VAT Codes |
Betalingsbetingelser | Betalingsbetingelser synkronisert fra ERP |
Innkjøpsordre | Alle innkjøpsordrer, også de uten ERP-tidsstempel |
Egendefinerte felter | Definerte egendefinerte felt |
Viktig om Innkjøpsordre
Innkjøpsordrer (Purchase Orders / POs) fungerer litt annerledes enn de andre Master Data-typene.
For de fleste datatyper viser synkroniseringstidspunktet når Vic.ai sist skrev en endring til en post.
For PO'er brukes derimot tidspunktet ERP-systemet rapporterer for når innkjøpsordren sist ble endret, feltet remote_updated_at.
Dette feltet kan være tomt, spesielt dersom PO-en har kommet inn via API eller import.
Derfor kan du for eksempel se 19 Innkjøpsordre i tabellen samtidig som synkroniseringsstatus viser «not yet synced». Dette betyr ikke at postene er feil eller mangler. Det betyr bare at Vic.ai ikke har mottatt et tidsstempel fra ERP for dem.
Master Data-fanene
Hver fane inneholder et søkefelt og en skrivebeskyttet tabell for én type Master Data.
Manglende verdier vises som —. Enkelte faner har også Inkluder slettede, som gjør det mulig å vise slettede poster – altså poster som ikke lenger vises i det vanlige grensesnittet, men som fortsatt eksisterer i databasen.
Tidspunktene vises i nettleserens lokale tidssone, selv om dataene lagres i UTC på backend.
Opprettet viser når Vic.ai først opprettet posten i databasen.
Oppdatert viser når posten sist ble endret, uansett om endringen kom fra ERP-synkronisering, import eller API.
Slettet viser når posten ble slettet.
Utstedt, som brukes for innkjøpsordre, viser datoen innkjøpsordren ble utstedt i ERP-systemet.
Leverandører
Du kan søke etter leverandørnavn.
Tabellen viser blant annet:
Remote ID · Name · Legal name · Created at · Updated at
Leverandører som fortsatt er i onboarding-prosessen er ikke inkludert.
Kostnadskontoer/ GL Accounts
Du kan søke etter kontonavn eller kontonummer.
Kolonnene inkluderer:
Remote ID · Account Number · Name · Created at · Updated at
Dimensjoner
Du kan søke etter dimensjonsnavn eller dimensjonstype.
Dimensjonstypene kan for eksempel være Department, Project eller Cost Center, avhengig av hvordan ERP-systemet er konfigurert.
MVA-koer
Her kan du blant annet se:
Remote ID · Number · Code · Rate · Description · Deleted at
Disse fanene støtter inkluder slettede, slik at du også kan se slettede poster.
Betalingsbetingelser
Viser betalingsbetingelser fra ERP-systemet
Du kan blant annet se Remote ID, navn, opprettelsestidspunkt og siste oppdatering.
Innkjøpsordre
Du kan søke etter PO-nummer og velge inkluder slettede.
Tabellen kan blant annet vise:
Remote ID
PO Number
Status, vanligvis OPEN eller CLOSED
Beskrivelse
Antall og valuta
Utstedt
Opprettet
Oppdatert
Slettet
Hvis statusen viser «not yet synced» selv om du ser innkjøpsordrer i tabellen, er dette altså ikke nødvendigvis et problem. Det skyldes måten ERP-tidsstempler håndteres på.
Egendefinerte felter
Egendefinerte felter er selskapsspesifikke ekstrafelt som kan vises på fakturaer og andre dokumenter.
Master Data viser definisjonen av feltene, ikke verdiene som er registrert på fakturaene.
Du kan blant annet se:
Label – navnet på feltet
Type – for eksempel tekst, dropdown eller dato
Options – tillatte alternativer for dropdown-felt
Updated at – når feltet sist ble endret
Ofte stilte spørsmål
Antallet i synkroniseringsstatus stemmer ikke med antall rader i tabellen. Hvorfor?
Dette kan være forventet. MVA-koder kan ha slettede poster, PO'er kan inkludere slettede poster i tellingen, og leverandører som fortsatt er i onboarding er ikke med i leverandørtellingen.
Statusen viser «—», men jeg ser data i tabellen. Hvor kom de fra?
«—» betyr bare at den nåværende integrasjonen ikke er konfigurert til å synkronisere denne datatypen. Dataene kan ha kommet via filimport, offentlig API eller en tidligere integrasjon.
Det står «Synkronisert 10 months ago». Har integrasjonen vært nede i ti måneder?
Ikke nødvendigvis. Det viser når den nyeste posten sist ble endret, ikke når selve synkroniseringsjobben sist kjørte.
Vises tidspunktene i UTC?
Nei. De vises i nettleserens lokale tidssone. Dataene lagres imidlertid i UTC på backend.
Kan jeg endre Master Data fra denne siden?
Nei. Siden er bevisst laget som read-only. Dersom data mangler eller ser feil ut, må problemet undersøkes og korrigeres andre steder.